INFORMATIVA PRIVACY IN MERITO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI PER LA RICHIESTA DI PREVENTIVO D’ACQUISTO DI POMPE DI CALORE

 

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR” o “Regolamento”), si informa che la presente Informativa è relativa ai dati personali di clienti e potenziali clienti di Dolomiti Energia S.p.A., interessati ad ottenere un preventivo d’acquisto e installazione per la fornitura di pompe di calore, raccolti direttamente presso gli stessi, come indicato al paragrafo 6 della presente Informativa.

Tutti i dati personali rilasciati dai soggetti sopra identificati verranno trattati nel rispetto delle finalità e modalità di cui ai paragrafi 3 e 6 della presente Informativa.

 

1.TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento (cioè il soggetto che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali; di seguito anche solo “Titolare”) è Dolomiti Energia S.p.A., società facente parte del Gruppo Dolomiti Energia, con sede a Trento, via Fersina 23, C.F. e P.IVA 01812630224, tel. +39 0461 362222 - PEC: info.commerciale@cert.dolomitienergia.it.

 

2.DATI DI CONTATTO DEL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Si informa che il Gruppo Dolomiti Energia ha designato, ai sensi dell'art. 37, paragrafo 2, del Regolamento, un unico Responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer, in sigla “DPO”), che è contattabile per ogni necessità inerente alla tutela dei dati personali, compreso l’esercizio dei diritti di cui al successivo paragrafo 9, all’indirizzo e-mail: info.privacy@cert.dolomitienergia.it, ovvero c/o Dolomiti Energia Spa, all’indirizzo in via Fersina 23, 38123 -  Trento.

 

3.FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Il trattamento dei dati personali potrà avere le seguenti finalità relative a:

1) stipulazione dei contratti, adempimento di misure precontrattuali ed obbligazioni contrattuali; vi rientrano tutte le attività svolte per scopi strettamente connessi all’instaurazione ed alla successiva gestione del rapporto contrattuale con il cliente (“finalità contrattuali e connessi obblighi legali”), tra le quali:

a)  gestione della richiesta di preventivo e, in caso di richiesta di offerta definitiva, gestione della richiesta di fornitura di acquisto di pompe di calore;

b) gestione del servizio di installazione, posa in opera e messa in servizio delle pompe di calore oggetto di fornitura, comprensivo di consegna al piano e posizionamento della pompa di calore, dell’allacciamento alla rete elettrica e idrica e della raccolta RAEE;

c)  evasione di richieste di informazioni del servizio richiamami;

d) gestione dei reclami e delle comunicazioni di servizio;

e) gestione degli adempimenti amministrativi e contabili connessi all’esecuzione del contratto;

f)gestione delle telefonate pervenute al canale telefonico dedicato al contatto con i clienti;

g)  adempimento di connessi obblighi legali (di fonte sia nazionale che comunitaria) e di disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo, tra i quali, ex D. Lgs. 13 agosto 2010, n. 141, art. 30-ter, co. 5, l’attività di trattamento di verifica della correttezza dei dati anagrafici forniti, mediante accesso al Sistema pubblico di prevenzione delle frodi del credito al consumo con specifico riferimento al furto di identità – SCIPAFI (v. paragrafo 4 lett. a));

2) tutela di interessi legittimi del Titolare di seguito specificati (finalità di tutela di interessi legittimi del Titolare):

a)  raccolta d’informazioni relative alla qualità dei servizi erogati con particolare riguardo alla soddisfazione dei clienti, a seguito dell’instaurazione del rapporto contrattuale e/o in occasione di recesso dal servizio; l’attività potrà essere svolta via e-mail oppure tramite telefono (entro 30 gg dalla cessazione del contratto di servizi, nel caso di ex-clienti);

b) registrazione delle telefonate pervenute al canale telefonico dedicato al contatto con i clienti (in particolare, della voce e della conversazione telefonica);

c)  verifica della correttezza dei dati di pagamento forniti mediante c.d. IBAN check.

 

4.BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO ED OBBLIGATORIETÀ DEL CONFERIMENTO DEI DATI PERSONALI

a) Per quanto riguarda le “finalità contrattuali e connessi obblighi legali” di cui al precedente paragrafo 3, punto 1), la base giuridica che legittima il trattamento dei dati personali è:

- per le lett. da a) ad f), ex art. 6 lett. b) del GDPR, la necessarietà di dare esecuzione a una richiesta dell’interessato o al contratto di cui l’Interessato è parte (o a misure precontrattuali nell’ambito del procedimento di contrattualizzazione);

- per la lett. g), ex art. 6 lett. c) del GDPR, la necessarietà di adempiere ad obblighi legali connessi al contratto medesimo o alla fornitura del servizio.

b) Per quanto riguarda le “finalità di tutela degli interessi legittimi del Titolare” di cui al paragrafo 3, punto 2), lett. a), b) e c), le basi giuridiche che legittimano i trattamenti, ex art. 6 lett. f) del GDPR, sono rispettivamente:

  • • l’interesse legittimo del Titolare alla raccolta di informazioni sulla soddisfazione della clientela; è possibile opporsi al trattamento mediante e-mail o mediante i canali tradizionali, come posta cartacea e chiamata ad operatore;
  • • l’interesse legittimo del Titolare a dotarsi di un sistema che permetta di ottimizzare il servizio reso ai clienti e di monitorare e ai fini probatori la qualità del servizio e le condizioni contrattuali concordate con i clienti;
  • • l’interesse legittimo del Titolare a limitare il rischio creditizio nonché l’interesse legittimo del Titolare e di terzi (istituti di credito) ad attuare misure di prevenzione del rischio di frodi connesse ai prodotti e servizi; tali attività vengono svolte mediante l’utilizzo di sistemi di verifica forniti da società terze (v. par. 7, lett. c) e mediante l’utilizzo di sistemi di informazioni creditizie, come da relativa Informativa privacy la gestione dei dati personali con sistemi di informazioni creditizie (Sic) sempre consultabile all’indirizzo https://www.dolomitienergia.it/footer/informativa-su-sistemi-di-informazioni-creditizie.html.

 

Non sussiste un obbligo di conferimento dei dati in fase precontrattuale e di successiva stipula del contratto, tuttavia, il mancato e/o inesatto conferimento comporterà l’impossibilità di dare seguito alla richiesta di fornitura del servizio. Una volta stipulato il contratto, il conferimento dei dati ulteriormente necessari, o l’aggiornamento di quelli già forniti, è obbligatorio per tutto quanto è richiesto dagli obblighi legali e contrattuali e, pertanto, l’eventuale rifiuto a fornirli in tutto o in parte può dar luogo all’impossibilità per la Società di dare esecuzione al contratto e potrebbe configurare inadempimento contrattuale da parte del cliente.

 

5.TIPOLOGIA DEI DATI PERSONALI TRATTATI

Per le finalità di cui al paragrafo 3, il Titolare tratterà legittimamente le seguenti categorie di dati personali:

1) dati anagrafici e fiscali: cognome, nome e data luogo di nascita, residenza; codice fiscale e/o partita IVA;

2) dati relativi a documenti identificativi: carta d’identità, patente o altri documenti equipollenti, ed immagini fotografiche in essi presenti;

3) dati di contatto: numero di telefono fisso e/o mobile, indirizzo e-mail, PEC;

4) dati acquisiti ai fini della verifica tecnica per l’installazione delle pompe calore e la predisposizione del prospetto economico: ad es. luogo di installazione, caratteristiche energetiche dell’impianto/abitazione;

5) dati economici e finanziari: modalità di pagamento, codice IBAN ed informazioni identificative del conto di pagamento, dati relativi sulla solvibilità del cliente;

6) dati relativi alla registrazione della voce e della conversazione telefonica: eventualmente acquisiti per le richieste pervenute tramite canale telefonico dedicato al contatto con i clienti.

6.FONTE DI RACCOLTA, MODALITÀ DI TRATTAMENTO E TEMPI DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

I dati sono raccolti presso l’Interessato, cioè sono i dati da questo forniti in fase di manifestazione di interesse al servizio e nel corso dell’instaurazione del rapporto contrattuale. nonché raccolti per il tramite di società o professionisti terzi incaricati dal Titolare, nel rispetto di quanto previsto al par. 7, al fine di prestare il servizio di installazione delle pompe di calore connessi, così come descritti al par. 3, n. 1, lett. b).

Il trattamento dei dati personali sarà realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4, n. 2) del GDPR e avverrà mediante strumenti informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e, comunque, con modalità idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza in conformità alle disposizioni previste dall’art. 32 GDPR, da soggetti autorizzati all’assolvimento dei relativi compiti, con l’impiego di misure adeguate a garantire la riservatezza dei dati ed evitare l’accesso agli stessi da parte di terzi non autorizzati.

Per proteggere i dati personali il Titolare adotta appropriate misure di sicurezza tecniche, fisiche, giuridiche ed organizzative al fine di garantire il pieno rispetto delle norme sulla sicurezza previste dalla normativa vigente.

Non vi sono processi decisionali unicamente basati su trattamenti automatizzati.

In ordine alle finalità definite al paragrafo 3, I dati personali saranno trattati per i seguenti periodi:

  • • per finalità contrattuali e connessi obblighi legali, verranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e sino a 10 anni dalla sua cessazione, per adempiere ad obblighi legali ex art. 2220 c.c.;
  • • per finalità di tutela di interessi legittimi del Titolare legati alla raccolta d’informazioni relative al livello di soddisfazione della clientela e l’eventuale proposta di azioni di rimedio, verranno trattati sino ai 30 gg dopo la cessazione del rapporto contrattuale;
  • • per finalità di tutela di interessi legittimi del Titolare legati alla registrazione delle telefonate pervenute al canale telefonico dedicato al contatto con i clienti, verranno trattati sino a dieci anni dalla data di registrazione;

 

7.COMUNICAZIONE E CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

Per le finalità elencate al paragrafo 3, i dati personali raccolti potranno essere resi accessibili e/o comunicati:

a)  a dipendenti e collaboratori del Titolare, nella loro qualità di soggetti nominati Autorizzati al trattamento e/o Amministratori di sistema, nell’ambito delle relative mansioni e/o obblighi contrattuali relativi all’esecuzione del rapporto contrattuale con gli interessati;

b) a soggetti terzi, che svolgono attività per conto del Titolare in qualità di soggetti nominati Responsabili del trattamento nel rispetto di quanto previsto dall’art. 28 del GDPR (ad es. che offrono servizi informatici, che si occupano dei servizi di installazione delle pompe di calore, che rilevano rischi finanziari e che svolgono attività di prevenzione delle frodi), ed anche a società del Gruppo Dolomiti Energia S.p.A. – identificabili al sito www.gruppodolomitienergia.it – che svolgono attività per accordi di servizi Intercompany);

c)  a soggetti terzi, in qualità di Titolari autonomi del trattamento, ossia a società incaricate di svolgere attività di consulenza (ad es. istituti bancari e creditizi, associazioni di categoria, imprese di assicurazioni, avvocati, consulenti fiscali e commercialisti) o di controlli in materia di prevenzioni delle frodi;

d) ai soggetti ai quali devono essere comunicati in adempimento di un obbligo previsto dalla legge, da un Regolamento o dalla normativa comunitaria, ovvero per adempiere ad un ordine o un provvedimento della Autorità Giudiziaria o di altre Autorità pubbliche, Amministrazioni pubbliche, Autorità di vigilanza e controllo, in qualità di Titolari autonomi del trattamento.

I dati personali conferiti non saranno oggetto di diffusione.

 

8.LUOGO DI TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Lo svolgimento dell’attività di trattamento dei dati personali avviene principalmente sul territorio dell’Unione Europea e non vi è intenzione di trasferire i dati al di fuori dell’Unione Europea o ad un’organizzazione internazionale. Eventuali trasferimenti di dati personali a Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo potranno avvenire solo:

a)  nel rispetto dell’art. 45 GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza del Paese della Commissione UE;

b) nel rispetto dell’art. 46 GDPR, poiché il trasferimento è soggetto a garanzie adeguate;

c)  nel rispetto dell’art. 49 GDPR, poiché si è in presenza di una delle deroghe specificamente previste.

 

9.DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’Interessato può esercitare, a titolo gratuito, i diritti sanciti dagli artt. 15 e ss. del GDPR (la descrizione qui di seguito riportata è solo indicativa e sintetica, per la completa enunciazione dei diritti, comprese le limitazioni degli stessi, si rimanda agli articoli 15 e ss. del GDPR):

a)  Diritto di accesso: in ragione di quanto previsto dall’art. 15 GDPR, diritto di ottenere, la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, di ottenere l'accesso a tali dati personali, ferme restando le informazioni descritte nella presente informativa;

b) Diritto di rettifica: diritto di ottenere la correzione o integrazione dei suoi dati che non siano espressione di elementi valutativi effettuati dal Titolare, nel rispetto di quanto previsto dall’art. 16 GDPR;

c)  Diritto alla cancellazione (diritto all’oblio): diritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali che lo riguardano, nel rispetto di quanto previsto dall’art. 17 GDPR;

d) Diritto alla limitazione del trattamento: laddove ricorrano i presupposti di cui all’art. 18 del GDPR.

e) Diritto di opposizione, in tutto o in parte, al trattamento per motivi legittimi: laddove ricorrano i presupposti di cui all’art. 21 GDPR.;

f)Diritto di proporre reclamo all'autorità Garante per la protezione dei dati personali: qualora l’interessato ritenga che il trattamento dei propri dati personali sia avvenuto in violazione del GDPR, anche utilizzando l’apposita modulistica presente sul sito del Garante.

10. MODALITÀ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI

Per ogni richiesta riguardante la presente informativa, comprese le modalità per esercitare i diritti riconosciuti all’interessato dal GDPR, è possibile inviare una comunicazione tramite lettera o mediante e-mail al Responsabile della Protezione dei dati personali, ai recapiti di contatto sopra indicati.

Per riscontrare la richiesta dell’interessato, qualora quest’ultima non sia stata inviata tramite i dati di contatto fornitici in sede di stipula del contratto, potrà essere necessario verificare l’identità dell’interessato, in particolar modo in caso di richieste di accesso ai dati personali.

Il Titolare provvederà a prendere in carico la Sua richiesta e a fornire, senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della stessa, le informazioni richieste. Tale termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero elevato delle richieste.

Salvo diversa indicazione dell’interessato, in caso di richiesta di accesso agli atti, le informazioni verranno fornite in un formato elettronico di uso comune (ad es. pdf).

L’esercizio dei diritti in qualità di interessato, così come la richiesta di una copia dei propri dati personali, sono gratuiti ai sensi dell’art. 12, comma 5 del GDPR. Tuttavia, nel caso di richieste manifestamente infondate o eccessive, anche per la loro ripetitività, il Titolare potrebbe, a seconda del caso, richiedere un contributo spese ragionevole tenendo conto dei costi amministrativi sostenuti per fornire le informazioni o la comunicazione o intraprendere l'azione richiesta (informando in anticipo l’interessato), o, rifiutare di soddisfare la richiesta.

In caso di richiesta di offerta per l’acquisto di pompe di calore sarà messa a Sua disposizione una specifica Informativa in merito al trattamento dei dati personali necessari per l’acquisto e l’installazione di pompe di calore.

Tutte le informazioni relative alla tutela dei dati personali, compresa copia aggiornata della presente informativa, sono reperibili sul sito internet www.dolomitienergia.it, nella voce in fondo alla pagina dedicata alla sezione “Informative privacy”.

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